Płynność finansowa – tlen dla Twojej Firmy w niespokojnych czasach

Jak poprawić płynność finansową w małej firmie? 5 praktycznych sposobów

Prowadzenie małej lub średniej firmy w Polsce w obecnych czasach przypomina często żeglugę po wzburzonym morzu. Przedsiębiorcy muszą mierzyć się z wieloma wyzwaniami jednocześnie – utrzymującą się, choć wolniejszą inflacją , rosnącymi kosztami działalności, w tym znaczącymi obciążeniami związanymi ze składkami ZUS oraz cenami energii, które dla firm mogą wzrosnąć w 2025 roku po wygaśnięciu mechanizmów osłonowych. Do tego dochodzi ogólna niepewność gospodarcza, która utrudnia planowanie oraz powszechne problemy z zatorami płatniczymi. Nie dziwi więc, że wielu właścicieli firm czuje, iż musi pełnić jednocześnie rolę księgowego, zaopatrzeniowca i windykatora. Presja jest ogromna, co potwierdzają statystyki – znaczny odsetek przedsiębiorców rozważał zamknięcie lub sprzedaż biznesu , a liczba faktycznie zamykanych i zawieszanych działalności jest wysoka.

W tym wymagającym otoczeniu kluczowego znaczenia nabiera płynność finansowa. Należy przez nią rozumieć zdolność przedsiębiorstwa do terminowego regulowania swoich bieżących zobowiązań – opłacania faktur, wypłacania wynagrodzeń, spłacania rat kredytów. Co istotne, płynność finansowa to nie to samo co zysk księgowy. Firma może wykazywać zyski na papierze, a jednocześnie borykać się z brakiem gotówki na koncie. Utrzymanie płynności jest absolutnie fundamentalne dla przetrwania firmy. Jej brak jest jedną z głównych przyczyn upadłości przedsiębiorstw w Polsce. Problemy z płynnością wpływają negatywnie na reputację firmy, podważają zaufanie kontrahentów i pracowników, a w skrajnych przypadkach prowadzą do niewypłacalności. W obecnej sytuacji wiele firm priorytetowo traktuje przetrwanie na rynku, odkładając plany rozwojowe na później.

Chociaż czynniki zewnętrzne stanowią poważne wyzwanie, przedsiębiorcy nie są bezsilni. Istnieją wewnętrzne strategie i działania, które mogą znacząco poprawić sytuację finansową firmy. Kluczem jest proaktywne zarządzanie, czyli świadome podejmowanie kroków w celu ochrony i wzmocnienia płynności, zanim pojawią się poważne problemy. Niniejszy artykuł omawia pięć kluczowych obszarów, w których właściciele małych i średnich firm mogą podjąć praktyczne działania, aby zapewnić swojemu biznesowi finansowy tlen niezbędny do funkcjonowania i rozwoju. Rozumiemy wyzwania, przed którymi stoją polscy przedsiębiorcy, i wierzymy, że wdrożenie tych strategii może realnie pomóc w nawigowaniu przez obecne trudności. W niektórych przypadkach szybkie zewnętrzne finansowanie na poprawę płynności może być również rozważane jako wsparcie w trudniejszym okresie.

Mądre zarządzanie kosztami

Presja kosztowa jest obecnie jednym z najdotkliwszych problemów dla polskich MŚP. Rosnące ceny energii, które dla przedsiębiorstw mogą nie być już mrożone w 2025 roku , wysokie składki na ubezpieczenia społeczne, stanowiące szczególne obciążenie zwłaszcza dla mikrofirm , rosnące koszty pracy oraz ogólna inflacja wpływająca na ceny materiałów i usług – wszystko to składa się na obraz trudnej rzeczywistości. Wiele firm reaguje na tę sytuację cięciem wydatków, co potwierdzają badania wskazujące na plany redukcji kosztów energii, ogrzewania czy wynajmu biur. Jednak samo cięcie kosztów może nie wystarczyć, a przeprowadzone w sposób nieprzemyślany, może wręcz zaszkodzić firmie w dłuższej perspektywie, na przykład poprzez ograniczenie niezbędnych inwestycji.

Kluczem jest mądre i strategiczne zarządzanie kosztami, oparte na dogłębnej analizie wszystkich wydatków, zarówno stałych, jak i zmiennych. Niezbędne jest systematyczne przyglądanie się strukturze kosztów firmy, aby zidentyfikować obszary, w których możliwe są optymalizacje bez szkody dla podstawowej działalności. W praktyce oznacza to regularne przeglądanie umów z dostawcami i podejmowanie prób renegocjacji warunków lub aktywne poszukiwanie alternatywnych, tańszych ofert. W kontekście wysokich cen energii i potencjalnych dalszych podwyżek , niezwykle istotna staje się analiza zużycia energii i wdrażanie działań proefektywnościowych. Może to obejmować zarówno proste zmiany nawyków, jak i większe inwestycje w modernizację infrastruktury czy maszyn, na które można poszukiwać zewnętrznego finansowania, np. w ramach programów takich jak Kredyt Ekologiczny.

Optymalizacja procesów operacyjnych w celu redukcji marnotrawstwa materiałów czy czasu pracy to kolejny obszar potencjalnych oszczędności. Należy również krytycznie oceniać wszelkie wydatki uznaniowe, zadając sobie pytanie, czy dany koszt jest rzeczywiście niezbędny dla funkcjonowania firmy. W niektórych przypadkach możliwe może być także zoptymalizowanie kosztów związanych z powierzchnią biurową, na przykład poprzez renegocjację umowy najmu lub wdrożenie modelu pracy hybrydowej czy zdalnej, jeśli specyfika działalności na to pozwala. „Jak podkreślają doradcy biznesowi, wiele firm nie docenia potencjału oszczędności tkwiącego w regularnej analizie i optymalizacji nawet pozornie niewielkich wydatków.” Podejście oparte na efektywności i świadomych wyborach, a nie tylko na mechanicznym cięciu kosztów, pozwala budować stabilne fundamenty finansowe firmy, co jest szczególnie ważne w obliczu nadchodzących wyzwań, takich jak potencjalne zakończenie mrożenia cen energii dla biznesu.

Odzyskiwanie należności

Zatory płatnicze to prawdziwa plaga polskiej gospodarki, stanowiąca jedną z najpoważniejszych i niestety narastających barier w prowadzeniu działalności, szczególnie dotkliwą dla sektora MŚP. Problem nieterminowego regulowania zobowiązań przez kontrahentów jest powszechny – ponad 40% firm uznaje go za istotną przeszkodę. Skutki są często bolesne: firmy tracą płynność, ponoszą znaczące straty finansowe z powodu niezapłaconych faktur , a średni czas oczekiwania na zapłatę potrafi być bardzo długi. Co gorsza, zatory płatnicze tworzą efekt domina – przedsiębiorstwo, które samo nie otrzymało zapłaty, ma trudności z regulowaniem własnych zobowiązań wobec dostawców i pracowników. Niepewność związana z terminowością spływu należności sprawia, że nierzetelni kontrahenci są jednym z głównych źródeł obaw polskich przedsiębiorców.

Skuteczne zarządzanie należnościami wymaga wielokierunkowego i przede wszystkim proaktywnego podejścia. Nie można polegać wyłącznie na zaufaniu, zwłaszcza w obecnych warunkach. Kluczowa jest prewencja. Zanim firma zdecyduje się na udzielenie kredytu kupieckiego nowemu partnerowi, powinna podjąć kroki w celu weryfikacji jego wiarygodności płatniczej, na przykład poprzez sprawdzenie go w rejestrach dłużników czy zebranie referencji branżowych. Równie ważne jest ustalenie jasnych, najlepiej pisemnych, warunków płatności już na etapie zawierania umowy. Warto rozważyć skrócenie standardowych terminów płatności tam, gdzie jest to możliwe i akceptowalne dla klienta , a także wprowadzenie zachęt do wcześniejszej zapłaty, na przykład w postaci niewielkich rabatów.

Kolejnym filarem jest systematyczny monitoring należności. Przedsiębiorca musi na bieżąco śledzić terminy płatności wystawionych faktur. Pomocne w tym mogą być odpowiednie funkcje programów księgowych lub dedykowane narzędzia do zarządzania należnościami, które automatycznie przypominają o zbliżających się lub przekroczonych terminach. Gdy termin płatności minie, konieczne jest natychmiastowe działanie. Pierwszym krokiem powinna być próba kontaktu z dłużnikiem – telefonicznie lub mailowo – w celu wyjaśnienia przyczyny opóźnienia. Czasami powodem jest zwykłe przeoczenie lub błąd techniczny. Jeśli jednak polubowne przypomnienia nie przynoszą rezultatu, należy przejść do bardziej formalnych działań, takich jak wysłanie wezwania do zapłaty. W ostateczności można rozważyć wstrzymanie dalszych dostaw towarów lub świadczenia usług do czasu uregulowania zaległości.

W sytuacji, gdy wewnętrzne działania windykacyjne zawodzą, przedsiębiorca może skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych firm windykacyjnych lub skierować sprawę na drogę sądową, zawsze jednak dokładnie analizując potencjalne koszty i korzyści takiego kroku. Alternatywnym rozwiązaniem, pozwalającym na szybkie odzyskanie środków zamrożonych w niezapłaconych fakturach, jest faktoring. Usługa ta polega na sprzedaży faktur firmie faktoringowej, która wypłaca przedsiębiorcy większość ich wartości od razu, przejmując na siebie ryzyko lub proces odzyskania należności od kontrahenta. Choć faktoring wiąże się z prowizją , może być cennym narzędziem do łagodzenia skutków zatorów płatniczych i zapewnienia bieżącej płynności, jednak nie zwalnia z potrzeby dbania o solidne podstawy zarządzania należnościami. „Wielu przedsiębiorców przyznaje, że 'zatory płatnicze to prawdziwa zmora polskiego biznesu – jeden niezapłacony rachunek może wywołać lawinę problemów w całej sieci powiązań’.” Dlatego tak ważne jest wdrożenie systemowych rozwiązań prewencyjnych i konsekwentne egzekwowanie swoich praw. W przypadku nagłego braku środków spowodowanego oczekiwaniem na płatności, warto rozważyć zewnętrzne źródła finansowania pozwalające na szybkie pokrycie bieżących zobowiązań.

Optymalizacja zapasów

Nadmierne zapasy towarów w magazynie to często niedoceniane źródło problemów z płynnością finansową. Każdy produkt leżący na półce to zamrożony kapitał obrotowy – gotówka, która mogłaby zostać wykorzystana na pokrycie bieżących zobowiązań, inwestycje czy budowanie poduszki finansowej. Problem ten jest szczególnie istotny dla firm handlowych i produkcyjnych, czyli sektorów, które według statystyk są silnie dotknięte problemami niewypłacalności i upadłości w Polsce. Utrzymywanie zbyt wysokich stanów magazynowych generuje również dodatkowe koszty związane z przechowywaniem, ubezpieczeniem czy ryzykiem przeterminowania lub zniszczenia towaru.

Efektywne zarządzanie zapasami polega na znalezieniu złotego środka – utrzymaniu poziomu towarów wystarczającego do zaspokojenia bieżącego popytu i zapewnienia ciągłości sprzedaży, przy jednoczesnym minimalizowaniu ilości zamrożonej gotówki i kosztów magazynowania. Podstawą jest tutaj dogłębna analiza danych sprzedażowych. Regularne śledzenie, które produkty rotują szybko, a które zalegają na półkach, pozwala zrozumieć rzeczywiste potrzeby rynku i preferencje klientów. Na bazie tych informacji oraz obserwacji trendów rynkowych możliwe jest tworzenie bardziej trafnych prognoz przyszłego popytu.

Współczesne technologie oferują wsparcie w tym zakresie. Wdrożenie systemów do zarządzania zapasami (np. klasy WMS) lub stosowanie sprawdzonych metodologii, takich jak analiza ABC (klasyfikująca towary według ich wartości i rotacji) czy, w niektórych przypadkach, filozofia Just-in-Time (dostawy dokładnie na czas), może znacząco usprawnić kontrolę nad stanami magazynowymi. Równie ważne są relacje z dostawcami. Negocjowanie elastycznych warunków zamawiania, krótszych czasów realizacji dostaw czy możliwości zwrotu niesprzedanych towarów może zmniejszyć potrzebę utrzymywania dużych zapasów bezpieczeństwa.

Szczególną uwagę należy poświęcić towarom wolno rotującym lub przestarzałym. Zalegający towar to nie tylko zamrożona gotówka, ale często także strata. Konieczne jest opracowanie strategii pozbycia się takich zapasów – poprzez akcje promocyjne, wyprzedaże, tworzenie zestawów z innymi produktami – nawet jeśli oznacza to sprzedaż poniżej pierwotnie zakładanej marży. Odzyskanie choćby części zainwestowanego kapitału jest zazwyczaj korzystniejsze niż dalsze ponoszenie kosztów magazynowania towaru, na który nie ma popytu. „Eksperci od zarządzania finansami często powtarzają: 'Magazyn pełen towaru może wyglądać imponująco, ale z perspektywy płynności finansowej to często zamrożony kapitał, który nie pracuje’.” W obecnym klimacie gospodarczym, charakteryzującym się nieprzewidywalnością popytu i potencjalnymi zakłóceniami w łańcuchach dostaw, pokusa utrzymywania nadmiernych zapasów „na wszelki wypadek” może być silna. Jednak właśnie teraz, gdy gotówka jest na wagę złota, strategiczne podejście do optymalizacji zapasów, oparte na danych i analizie, staje się jeszcze bardziej kluczowe dla zachowania płynności finansowej.

Finansowanie dopasowane do potrzeb

Dostęp do finansowania zewnętrznego jest dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce istotnym wyzwaniem. Statystyki wskazują na ogólny spadek akcji kredytowej dla firm w ostatnich latach, a MŚP często napotykają trudności w spełnieniu wymagań banków lub przejściu przez skomplikowane procedury. W rezultacie, polskie firmy w dużej mierze polegają na finansowaniu swojej działalności i inwestycji ze środków własnych , co może ograniczać ich potencjał rozwojowy lub okazać się niewystarczające w obliczu nieprzewidzianych wydatków czy luk w płynności. Trudności w pozyskaniu finansowania są wskazywane jako jedna z barier hamujących wzrost i innowacyjność polskich MŚP.

W tej sytuacji kluczowe staje się aktywne poszukiwanie i rozważenie różnorodnych źródeł finansowania, wykraczających poza tradycyjny kredyt bankowy. Oczywiście, kredyty obrotowe czy inwestycyjne pozostają ważną opcją, jednak przedsiębiorcy powinni być świadomi potencjalnych trudności w ich uzyskaniu. Na rynku dostępne są jednak inne, często bardziej elastyczne i łatwiej dostępne formy wsparcia finansowego. Do popularnych alternatyw należy leasing, szczególnie efektywny przy finansowaniu środków trwałych, takich jak pojazdy czy maszyny. Jak wspomniano wcześniej, faktoring może być skutecznym narzędziem do poprawy płynności poprzez zamianę niezapłaconych faktur na gotówkę. Warto również śledzić dostępne programy dotacji i grantów, zarówno krajowych, jak i unijnych, które mogą wspierać konkretne rodzaje inwestycji, np. związane z ekologią, innowacjami czy cyfryzacją.

W ostatnich latach na znaczeniu zyskują również nowoczesne rozwiązania finansowe oferowane przez instytucje pozabankowe i firmy technologiczne (fintech). Jedną z takich kategorii jest pożyczka pod obroty z terminala. Dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza z sektora handlu detalicznego, usług czy gastronomii, które na co dzień akceptują płatności kartą , historia transakcji na terminalu może stać się kluczem do szybkiego pozyskania dodatkowych środków. Ten rodzaj finansowania charakteryzuje się zazwyczaj kilkoma istotnymi cechami, które czynią go atrakcyjnym w obecnych warunkach. Przede wszystkim, jest to szybkość – decyzja i wypłata środków często następują w ciągu 24-48 godzin. Proces wnioskowania jest zazwyczaj uproszczony, odbywa się online i wymaga minimum formalności, często bez konieczności przedstawiania zaświadczeń z ZUS czy urzędu skarbowego. Ocena zdolności do spłaty opiera się w dużej mierze na analizie historii obrotów na terminalu, a nie wyłącznie na tradycyjnych wskaźnikach kredytowych. Dodatkową wygodą jest automatyczna spłata – ustalony procent lub kwota jest codziennie potrącana z wpływów na terminal, co eliminuje konieczność pamiętania o terminach rat.

Tego typu rozwiązania mogą być szczególnie pomocne w sytuacjach nagłego zapotrzebowania na gotówkę, konieczności pokrycia luki w płynności spowodowanej opóźnieniami płatności od klientów, sfinansowania nieprzewidzianych wydatków czy skorzystania z okazji rynkowej. Stanowią one realną alternatywę, gdy tradycyjne ścieżki finansowania są niedostępne lub zbyt czasochłonne, co jest częstym problemem dla firm z krótszym stażem działalności lub tych, które nie spełniają rygorystycznych wymogów banków. „Jak zauważają eksperci finansowi, w obliczu trudności z pozyskaniem tradycyjnego kredytu, polscy przedsiębiorcy coraz odważniej sięgają po alternatywne źródła finansowania, dopasowując je do specyfiki swojej działalności i bieżących potrzeb.” Ważne jest, aby przedsiębiorca świadomie analizował dostępne opcje i wybierał te, które najlepiej odpowiadają jego aktualnej sytuacji i możliwościom spłaty. Sprawdź, czy pożyczka pod obroty z terminala może być rozwiązaniem dla Twojej firmy.

Prognozowanie i budżetowanie

Nawigowanie firmą w zmiennym i niepewnym otoczeniu gospodarczym bez patrzenia w przyszłość przypomina rejs bez mapy i kompasu. Chociaż codzienne wyzwania operacyjne absorbują uwagę wielu przedsiębiorców, sprawiając, że strategiczne planowanie finansowe może schodzić na dalszy plan , to właśnie prognozowanie przepływów pieniężnych i budżetowanie stanowią kluczowe narzędzia umożliwiające proaktywne zarządzanie płynnością. Działanie wyłącznie w oparciu o bieżącą sytuację, bez próby przewidywania przyszłych wpływów i wydatków, naraża firmę na ryzyko nagłego braku środków na pokrycie zobowiązań.

Podstawą jest regularne tworzenie prognoz przepływów pieniężnych (cash flow). W praktyce oznacza to systematyczne, na przykład w cyklach tygodniowych lub miesięcznych, szacowanie przyszłych wpływów gotówki (np. spodziewane płatności od klientów, wpływy z innych źródeł) oraz planowanych wypływów (np. płatności dla dostawców, wynagrodzenia, podatki, składki ZUS, raty kredytów). Taka prognoza pozwala z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne okresy, w których wydatki mogą przewyższyć wpływy, dając czas na podjęcie odpowiednich działań zaradczych – zintensyfikowanie działań windykacyjnych, negocjacje z dostawcami, poszukiwanie dodatkowego finansowania czy ograniczenie mniej pilnych wydatków.

Równie istotne jest budżetowanie, czyli tworzenie planu finansowego określającego zakładane przychody i planowane wydatki w określonym horyzoncie czasowym (np. miesięcznym, kwartalnym, rocznym). Budżet służy nie tylko kontroli kosztów, ale także stanowi punkt odniesienia do oceny rzeczywistych wyników finansowych firmy. Porównywanie faktycznych przepływów z założeniami budżetowymi pozwala na bieżąco monitorować kondycję finansową i identyfikować obszary wymagające uwagi.

W kontekście obecnej niestabilności gospodarczej, szczególnie cenne jest planowanie scenariuszowe. Oprócz realistycznego wariantu prognozy i budżetu, warto przygotować również wersję optymistyczną i pesymistyczną. Analiza różnych scenariuszy pozwala lepiej przygotować firmę na nieoczekiwane zdarzenia i zwiększa jej elastyczność w reagowaniu na zmiany rynkowe. Należy przy tym pamiętać, że prognozy i budżety nie są dokumentami tworzonymi raz na zawsze. Muszą być one regularnie weryfikowane i aktualizowane w oparciu o rzeczywiste wyniki oraz zmieniające się otoczenie biznesowe. Do tworzenia i monitorowania prognoz oraz budżetów można wykorzystać proste arkusze kalkulacyjne lub bardziej zaawansowane oprogramowanie do zarządzania finansami, które często automatyzuje część procesu i ułatwia analizę danych. „Doświadczeni przedsiębiorcy wiedzą, że 'zarządzanie firmą bez prognozowania przepływów pieniężnych jest jak żeglowanie bez mapy i kompasu – można płynąć, ale ryzyko trafienia na mieliznę jest ogromne’.” Wdrożenie systematycznego prognozowania i budżetowania, nawet w uproszczonej formie, dostarcza bezcennych informacji, które stanowią podstawę do podejmowania świadomych decyzji finansowych i strategicznych, co jest szczególnie ważne dla małych i średnich firm operujących w trudnych warunkach.

Proaktywne zarządzanie płynnością – inwestycja w przyszłość firmy

Utrzymanie płynności finansowej to nie luksus, lecz absolutna konieczność dla każdej firmy, zwłaszcza w wymagającym otoczeniu gospodarczym, z jakim mierzą się obecnie polskie małe i średnie przedsiębiorstwa. Jak pokazuje analiza, brak zdolności do terminowego regulowania zobowiązań jest jedną z głównych przyczyn problemów, a nawet upadłości firm. Wyzwania związane z rosnącymi kosztami, zatorami płatniczymi czy ograniczonym dostępem do tradycyjnego finansowania sprawiają, że zarządzanie płynnością wymaga dziś szczególnej uwagi i świadomego podejścia.

Przedstawione strategie – mądre zarządzanie kosztami, skuteczne odzyskiwanie należności, optymalizacja zapasów, poszukiwanie dopasowanych źródeł finansowania oraz regularne prognozowanie i budżetowanie – tworzą razem spójny system proaktywnego zarządzania finansami. Wdrożenie działań w każdym z tych obszarów daje przedsiębiorcom większą kontrolę nad przepływami pieniężnymi i pozwala lepiej przygotować firmę na nieprzewidziane trudności. Co istotne, działania te są ze sobą powiązane – na przykład lepsze prognozowanie ułatwia optymalizację zapasów i podejmowanie decyzji o finansowaniu, a skuteczna kontrola kosztów i windykacja należności bezpośrednio poprawiają wyniki odzwierciedlane w prognozach.

Zachęcamy właścicieli firm, aby nie czekali na pojawienie się kryzysu płynnościowego, lecz już dziś przyjrzeli się swoim finansom i zaczęli wdrażać przedstawione metody, nawet jeśli początkowo będą to drobne kroki. Każda, nawet niewielka poprawa w jednym obszarze, może w połączeniu z innymi działaniami przynieść znaczące korzyści dla stabilności finansowej przedsiębiorstwa. Prowadzenie własnej firmy to maraton, nie sprint. Dbanie o płynność finansową to inwestycja w siłę i wytrzymałość firmy na każdym etapie tej długiej i często niełatwej drogi. Pomimo trudności, polscy przedsiębiorcy wielokrotnie udowadniali swoją odporność i zdolność adaptacji, a świadome zarządzanie finansami jest jednym z kluczowych narzędzi, które pozwala tę odporność budować i patrzeć z większym optymizmem w przyszłość. Jeśli potrzebujesz szybkiego wsparcia w utrzymaniu płynności, rozważ pożyczkę pod obroty z terminala jako elastyczne rozwiązanie.